Juan es un administrador de fincas que lleva años oyendo hablar de la digitalización pero realmente, como muchos, no sabe muy bien en qué consiste. Piensa que se trata de un proceso para escanear facturas y comunicarse por email, pero intuye que implica para su despacho muchos más cambios que pasar simplemente toda la documentación a formato digital para que estén accesibles a través de un ordenador, tablet o móvil.
Un día Juan se puso en contacto con otros compañeros administradores de fincas, buceó por Internet y estudió casos de start ups tecnológicas que le hicieron darse cuenta de que la digitalización iba mucho más allá de lo que pensaba, y que se ha convertido en un proceso real que representaba el cambio tecnológico que en la actualidad están viviendo empresas de todo el mundo, y no solo los despachos de administración de fincas.
Algunas empresas están empezando este proceso y otras ya llevan bastante camino recorrido. Sin embargo, medir el punto de partida o el nivel alcanzado no es fácil para ninguna de ellas, por lo que Juan le pidió a dos compañeros, José y Fran, también administradores de fincas, que le ayudarán a identificar en qué punto se encontraba su despacho. José y Fran le comentaron que lo fundamental es que fuera sincero y puntuara de 0 a 10 (siendo 10 la máxima puntuación) en qué situación se encontraba su empresa en base a tres indicadores principales:
a) La presencia digital del despacho de administración de fincas.
b) El uso de herramientas digitales.
c) La captación de nuevos clientes a través de medios online.
Juan se tomó en serio el diagnóstico y tras un análisis serio de su empresa les comunicó la siguiente puntuación: 3, 5 y 0. Su punto de partida no llegaba ni a 3, es decir, un deficiente en digitalización pero por otra parte también se trataba de una oportunidad de mejora impresionante hacia una forma digital de trabajar mucho más eficiente.
Entonces, ¿ahora qué hago?, se preguntó Juan. José y Fran le dijeron que empezara por los siguientes 5 mandamientos y que tras 6 meses se volvieran a reunir para aprender todos de la experiencia y compartir la percepción que habían tenido los clientes de Juan de los cambios realizados. Así podría completar los 5 mandamientos restantes para conseguir subir su puntuación al menos hasta un 7.
Mandamiento Nº 1: tendrás una presencia digital multiplataforma (web, tablet y móvil)
Los clientes están acostumbrados a comprar sus productos en Internet y que les lleguen a su domicilio al día siguiente. Algo parecido deberían obtener cuando entran en la web de su administración de fincas. Simplemente con un clic deberían acceder a toda la información posible de su comunidad de vecinos (contabilidad en tiempo real, estatutos, facturas, presupuestos, su cuota, etc). Además deberían poder acceder desde sus dispositivos portátiles como la tablet o el móvil (App). Los usuarios ya no llaman a los restaurantes para hacer una reserva de una mesa. Están acostumbrados a entrar en una App y en 1 minuto ya tienen la reserva confirmada. Con una empresa de administración de fincas debe ser similar. ¿Por qué llamar al administrador y esperar a qué me envíen el último cierre contable o saber cual es el importe de la última derrama, si en la App de la administración de fincas, tengo toda esa información disponible en segundos?
Juan, le dijeron Fran y José, para llegar a este punto, es imprescindible que tu sitio web esté bien construido y que su uso sea sencillo e intuitivo para todo tipo de clientes, incluidas las personas mayores, que no están acostumbradas a las nuevas tecnologías. El cliente ahora demanda información actualizada diariamente, los informes contables trimestrales ya no son suficientes en una sociedad que cambia a una velocidad vertiginosa y que exige la contabilidad en tiempo real con sus correspondientes facturas.
Por otra parte, el diseño de la web debe ser 100% responsive, es decir, adaptado a todos los dispositivos, pues desde hace tiempo ya hay mas internautas que navegan más por el móvil que por el ordenador.
Mandamiento Nº 2: tendrás un software de gestión para administración de fincas y no una simple hoja de excel
A Juan le cuesta deshacerse de su hoja de excel porque es muy flexible y le permite realizar todos los cambios que necesita: formato, presentación de las cuentas, informes, etc. Pero se ha dado cuenta de que hoy en día un software de gestión es el corazón del proceso de digitalización de un despacho y que permite distinguirse de los demás por la calidad de su servicio, sin aumentar los recursos de su despacho. Con la implantación de un software de gestión en su empresa, Juan podrá:
- Gestionar comunidades que tienen cuenta bancaria propia junto con otras que trabajan con cuenta de administrador.
- Confeccionar los recibos de cuotas ordinarias y extraordinarias y su envío al cobro por banca electrónica (norma SEPA).
- Llevar un estricto seguimiento de los recibos impagados y su reclamación.
- Preparar presupuestos y generar las cuotas.
- Tener siempre al día el estado de cuentas.
- Preparar las juntas con la confección y envío vía email o correo ordinario de la convocatoria y los informes de liquidación y presupuestos.
- Confeccionar el acta a partir de los datos de la reunión.
- Gestionar liquidaciones de derramas independientes de la liquidación ordinaria.
- Gestionar contadores de consumo.
- Preparar y presentar a la Agencia Tributaria los modelos 111, 190, 347 y 184.
- Llevar el mantenimiento preventivo de la comunidad.
- Controlar los mantenimientos, seguros y revisiones de la comunidad, con aviso de vencimiento.
- Recibir y registrar automáticamente las notificaciones electrónicas de la Agencia Tributaria a las comunidades.
- Gestionar los documentos digitalizados.
- Controlar todas las tareas gracias a su vinculación con la gestión de incidencias.
- Realizar un envío masivo de comunicaciones a las comunidades mediante email, SMS o correo ordinario.
Hoy en día, existen numerosos programas de administración de fincas, desde los más tradicionales como Netfincas o Gesfincas, a los más vanguardistas como Adminet de la empresa Pragma y desarrollos informáticos a medida basados en SharePoint.
Mandamiento Nº3: tendrás automatizadas las tareas de conciliación bancaria
Juan utiliza actualmente una hoja de excel para hacer la contabilidad de sus comunidades, por lo que el tema de la automatización le parece algo super complicado, y a lo que únicamente tienen acceso las grandes empresas. José y Fran le comentaron que estas herramientas tecnológicas ya son accesibles a las PYMEs a un coste ínfimo. Para demostrárselo, le mostraron lo que un agregador financiero o bot podría hacer por su despacho para ganar más control, más tiempo y conseguir prestar un mejor servicio a sus clientes:
- Podría conectarse cada noche directamente al banco de cada una de tus comunidades y extraer por él todos los días los movimientos, listos para ser conciliados con un solo clic, de una manera segura y legal, cumplimiento de la Directiva Europea PSD2 y del RGPD.
- Ese agregador financiero o bot podría descargarse todos los ficheros de la N43, incluyendo las devolución de recibos, lo que te permitiría llevar la contabilidad al día, sin demoras, sin errores, y sin tener que entrar en cada banco online.
- Su software de gestión asociaría directamente los cargos de cada uno de los movimientos bancarios a las partidas de gasto correspondientes de su presupuesto.
- Podría entregar los datos de la contabilidad en tiempo real, no enviando cada tres meses un informe de las cuentas.
- Podría recibir avisos o alertas en tiempo real de situaciones críticas (saldo bajo, cobros indebidos…)
- Podría asociar las facturas que te llegasen de proveedores directamente al grupo de gasto del presupuesto.
Mandamiento Nº 4: ofrecerás la posibilidad de que los vecinos interaccionen con la Comunidad a través de herramientas digitales
Juan, además de tener disponible en tiempo real para sus vecinos, toda la documentación y contabilidad de la comunidad, debería empezar a ofrecer la posibilidad de que los vecinos realizaran las siguientes gestiones a través del móvil:
- Comunicar cualquier incidencia, rotura o mal funcionamiento que hayan observado con los servicios e instalaciones de la comunidad a través del móvil y ver en qué situación se encuentra (abierta, en curso o cerrada)
- Reservar zonas comunes o instalaciones de la comunidad (pista de padel, tenis, sauna o sala de juntas)
- Comunicar el registro de las llaves que un vecino quiera dejar en consigna.
- Gestionar la recepción de paquetería en conserjería o buzones inteligentes para recibir tus compras online.
- Gestionar el cambio de tu cuenta corriente donde quieres domiciliar tus recibos de comunidad.
- Gestionar el acceso al parking de tu comunidad (apertura y cierre de puertas) sin necesidad de mando o llave.
Mandamiento Nº 5: prestarás mucha atención a la ciberseguridad de tus datos
La ciberseguridad le sonó a chino a Juan, pero sus compañeros le dijeron que empezara a familiarizarse con este término porque es imprescindible que tenga protegidos los datos de sus vecinos ante posibles ataques de hackers e intentos de robo de información confidencial. “Basta con que un día un empleado tuyo pinche el anexo de un email falso que se haga pasar por la agencia tributaria (comunicándote supuestamente un requerimiento de pago de una comunidad) para que en 10 minutos tengas toda la información de tus ordenadores encriptada y recibas posteriormente un email de un hacker exigiéndote el pago de 3 bitcoins (el cambio a día de hoy es 1 bitcoin= 42.580€) si quieres recuperar la documentación”. Una ruina para ti, tu negocio y tus vecinos.
¿Te imaginas, Juan, perder de golpe los nombres y apellidos, cuentas corrientes, etc de los 5.000 vecinos que administras?. Un ataque, le dijeron José y Fran lo puede tener cualquiera, pero si tienes copias de seguridad de todos tus datos en la nube, después del mismo podrás recuperar rápidamente todos los datos, y podrás continuar prestando el servicio a tus comunidades con normalidad. Además, obviamente, te ahorrarás el pago del chantaje.
Los datos de los clientes que se manejan en el sector de administración de fincas pueden llegar a ser especialmente atractivos para los cibercriminales, por lo que tener un sistema seguro y complejo permitirá que aumente la confianza de los clientes en su despacho de administración de fincas.Además, disponer de toda la información del despacho en un cloud es un gran aliado, porque evita tener el despacho repleto de archivadores, carpetas con documentos y papeles desorganizados. De esta forma se accede a la documentación necesaria rápidamente, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Bueno, dijo Juan, creo José y Fran, que con estos 5 mandamientos tengo ya deberes suficientes para pegar un cambio radical a mi despacho. Nos vemos pronto para comentar qué tal ha ido nuestra experiencia y conocer los beneficios que han obtenido tus vecinos con el cambio.
