Las 50 tareas que lleva a cabo habitualmente un administrador en un mes en tu comunidad 

Tareas administrador de fincas

Un administrador de fincas desempeña un papel crucial en la gestión de las comunidades de vecinos. Su experiencia y conocimientos ayudan a los propietarios a mantener el buen estado de su propiedad inmobiliaria y a disfrutar de un entorno seguro y eficiente. A continuación te detallamos 50 tareas que lleva a cabo habitualmente un administrador de fincas.

Informar a los vecinos sobre temas de interés de la comunidad

  1. Redactar y enviar la convocatoria y acta de una Junta, reunión o votación online.
  2. Redactar y enviar una circular para notificar asuntos de interés de los vecinos.
  3. Responder a WhatsApps de vecinos durante el día, tarde o…noche, incluidos fines de
    semana y festivos.
  4. Responder a un propietario o presidente sobre un gasto, pago o factura.
  5. Enviar por correo postal circulares para colgarlas en las zonas comunes.
  6. Servir como punto de contacto principal (a través del teléfono, correo electrónico o App
    de la comunidad), para facilitar cualquier información o documentación que necesite el propietario.

Las 50 tareas que lleva a cabo habitualmente un administrador en un mes en tu comunidad

Gestión documental

  1. Organizar y subir a la App de la Comunidad toda la documentación de la comunidad: presupuestos, contratos, escrituras, informes,etc.
  2. Actualizar los datos de contacto o domiciliación bancaria de un propietario, cuotas, etc.
  3. Enviar las claves de la App/web de la comunidad a un vecino(s)

Organizar y dirigir reuniones

  1. Asistir a una Junta o reunión por la mañana o por la tarde.
  2. Asistir a una reunión informal de vecinos en la comunidad.
  3. Atender presencialmente, por teléfono o Teams a un vecino o Presidente que tiene un
    problema en la Comunidad.

Contratar gestor comunidad fincas

Administrar los fondos de la comunidad

  1. Llevar la contabilidad de los ingresos y gastos de la comunidad.
  2. Hacer una transferencia bancaria para pagar una factura, nomina o suplido.
  3. Enviar la remesa al banco para el cobro regular de las cuotas o derramas de la comunidad.
  4. Analizar un cierre, factura o presupuesto.
  5. Revisar el listado de morosos de una comunidad.
  6. Girar un recibo pendiente a un propietario.
  7. Hacer una auditoría anual de los gastos de una comunidad nueva.
  8. Hacer una auditoría de los precios de los suministros eléctricos o gas dentro del programa
    de eficiencia energética de la comunidad.

Ayudar a resolver disputas o conflictos entre los propietarios y reclamar a vecinos, el cumplimiento de sus obligaciones con la comunidad

 

21. Reclamar a un vecino que debe una cuota o derrama el abono de su deuda.
22. Reclamar a un vecino el cese de alguna actividad prohibida (ej. uso de su vivienda como piso turístico)
23. Reclamar a un vecino paralizacion de una obra ilegal (ej. cierre terraza.

Temas legales

  1. Reclamar a una promotora la reparación de deficiencias en las zonas comunes tras la entrega de las viviendas.
  2. Gestionar con el banco el cambio de firmas autorizadas y claves tras la renovación de cargos en una Junta.
  3. Gestionar el cambio o rescisión de los servicios de un proveedor de la comunidad.
  4. Enviar un burofax de no renovación tácita a un proveedor o seguro.
  5. Solicitar una nota simple.
  6. Estudiar y contestar sobre una duda legal sobre la LPH, normativa laboral, etc.
  7. Revisar o redactar un contrato de servicio de un proveedor.
  8. Asegurarse de que la comunidad cumpla con todas las normativas y requisitos legales en
    relación con la comunidad.
  9. Actuar como representante legal de la comunidad en caso de procedimientos judiciales o
    trámites legales.

Coordinar el mantenimiento regular del edificio y gestionar las reparaciones necesarias

  1. Dar de alta una incidencia (ticket) comunicada por un vecino en el CRM del despacho.
  2. Dar aviso a un proveedor para la resolución de una incidencia con un servicio o suministro
    de la comunidad.
  3. Gestionar un aviso de un siniestro con el seguro comunitario ocurrido en una vivienda o
    zona común de la comunidad.
  4. Atender una llamada de un vecino por una queja sobre un servicio de la comunidad.
  5. Enviar un email o llamar a un proveedor para que remita urgente un presupuesto de una
    obra o reparación.
  6. Solicitar al banco la devolución de un recibo de un proveedor girado incorrectamente.

Negociar contratos con proveedores de servicios y supervisar su cumplimiento

  1. Negociar con un proveedor un descuento o cambio de condiciones de su contrato.
  2. Realizar una comparativa de presupuestos del servicio de conserjería, limpieza o piscina
    para conseguir mejores condiciones para la comunidad.
  3. Supervisar las obras o reparaciones en el edificio, garantizando que se realicen
    correctamente y sin causar molestias innecesarias.

Lanzar votaciones online

42. Redactar y lanzar una votación online sobre un tema de interés en la comunidad para que los vecinos decidan (ej. color de un toldo o fecha de apertura de la piscina) 

Reclamar al Ayuntamiento ayuda sobre temas que le preocupan a la comunidad 

  1. Solicitar al ayuntamiento licencia para hacer alguna obra en las zonas comunes de la comunidad.
  2. Solicitar una subvención al Ayuntamiento.

Gestión del personal de la Comunidad

  1. Supervisar su contratación, horarios y desempeño.
  2. Confeccionar las nóminas.
  3. Gestionar el pago de nóminas, seguridad social e impuestos.

Hacer pedidos en Amazon o plataformas de e-commerce y gestionar App para la automatización de procesos de reservas de pistas de Padel, salas comunes y control de accesos, empleados y labores de mantenimiento

  1. Comprar en Amazon material o suministros de limpieza, electricidad, etc en nombre de la comunidad.
  2. Gestionar la App para la automatización de los servicios de reservas de pistas de padel, piscinas o salas comunes.
  3. Gestionar la App para el control de seguridad, labores de mantenimiento y fichaje empleados a través de aplicaciones informáticas.
 
 

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