No todos los propietarios necesitan lo mismo ni quieren relacionarse con su administrador de la misma manera.
Habrá quien necesite una llamada telefónica y una explicación personal. Otro preferirá recibir un correo con toda la documentación. Y otro querrá entrar en una plataforma, consultar una incidencia y comprobar inmediatamente en qué estado se encuentra.
El error sería obligar a todos a relacionarse con nosotros de la misma manera.
La tecnología debe ampliar las posibilidades de comunicación, no eliminar el trato personal.
Utilizando la tecnología para dar más información, más transparencia y más capacidad de participación
La transformación digital de la administración de fincas ya no es algo que vaya a ocurrir en el futuro. En buena medida, ya está ocurriendo.
Cada vez disponemos de más herramientas para que los propietarios puedan conocer mejor qué sucede en su comunidad, consultar la documentación cuando lo necesiten y participar de una forma más sencilla en determinadas decisiones.
Un buen ejemplo son las páginas web y áreas privadas para propietarios, a las que cada vecino puede acceder de forma personal para consultar información de su comunidad: cuentas, movimientos económicos, gastos, facturas, presupuestos, informes técnicos, actas, circulares o documentación relevante.
Esto supone un cambio importante.
Durante años, buena parte de esta información solo estaba disponible cuando se solicitaba expresamente al administrador o cuando se celebraba una junta. Hoy puede estar accesible de forma permanente, permitiendo que cada propietario consulte directamente cómo se está gestionando su comunidad.
También estamos avanzando hacia una mayor participación digital.
Existen ya sistemas que permiten realizar consultas y votaciones telemáticas, dentro del marco legal aplicable, para conocer la opinión de los propietarios sobre determinadas decisiones, elegir entre distintas propuestas o facilitar la participación de quienes no pueden asistir físicamente a una reunión.
Del mismo modo, las herramientas digitales permiten realizar un seguimiento mucho más detallado de las incidencias. Un propietario puede comunicar una avería, adjuntar una fotografía y recibir posteriormente información sobre su estado, el proveedor asignado o la actuación realizada.
También podemos poner a disposición de los vecinos comparativas de presupuestos, informes técnicos, fotografías de los trabajos ejecutados o documentación previa a una junta para que puedan analizarla con antelación.
Aprendiendo a tomar decisiones, no simplemente presentando problemas
Durante muchos años, el administrador podía limitarse a trasladar una cuestión a la junta para que los propietarios decidieran.
Creo que eso también está cambiando.
Cuando una comunidad tiene que afrontar una inversión importante, nuestra función debe ser ordenar la información y facilitar la decisión.
No basta con presentar tres presupuestos de veinte páginas.
Debemos ayudar a responder preguntas sencillas: ¿qué problema tenemos?, ¿qué alternativas existen?, ¿cuánto cuesta cada una?, ¿qué ventajas e inconvenientes presentan?, ¿qué riesgos tiene no hacer nada? y ¿qué solución consideramos más adecuada?
La decisión seguirá correspondiendo a los propietarios.
Pero un buen administrador debe conseguir que puedan decidir con información comprensible y suficiente.
Anticipándonos en lugar de limitarnos a reaccionar
Otro de los grandes cambios de nuestra profesión será pasar progresivamente de una administración reactiva a una administración preventiva.
No esperar siempre a que el ascensor se averíe, la cubierta tenga filtraciones o una instalación llegue al final de su vida útil.
Las comunidades necesitan conocer el estado de sus edificios, prever inversiones y establecer prioridades.
Un edificio también envejece.
Y gestionar correctamente su patrimonio significa saber qué debemos hacer hoy, qué podemos aplazar y qué tendremos que afrontar dentro de tres o cinco años.
Esto permitirá evitar muchas decisiones precipitadas y muchas derramas inesperadas.
Profesionalizando todavía más la gestión
Las comunidades administran cada vez patrimonios más importantes y afrontan cuestiones cada vez más complejas: eficiencia energética, accesibilidad, protección de datos, vehículos eléctricos, seguridad, nuevas normativas, rehabilitación de edificios, subvenciones o nuevas tecnologías.
Por eso también cambiará el modelo de empresa de administración.
Cada vez será más difícil que una sola persona pueda dominar todas las áreas necesarias.
Necesitaremos equipos especializados, mejores procesos, tecnología, asesoramiento jurídico y técnico y una organización empresarial capaz de responder a problemas cada vez más complejos.
El administrador seguirá siendo la referencia del propietario, pero detrás tendrá que existir una estructura profesional mucho más preparada.
Y, sobre todo, ayudando a recuperar la cultura de comunidad
Quizá este sea el reto más difícil.
Una comunidad de propietarios no funciona únicamente porque tenga unas cuentas perfectamente cuadradas.
Funciona cuando sus propietarios entienden que existe un patrimonio compartido y que determinadas decisiones exigen responsabilidad colectiva.
No podemos exigir constantemente mejores jardines, mejor seguridad, instalaciones más modernas, cuotas más bajas y respuestas inmediatas sin asumir que, en algún momento, tendremos que participar, decidir, priorizar y, en ocasiones, renunciar.
También corresponde al administrador explicar esa realidad.
Administrar no consiste en dar siempre la razón al propietario. Consiste en ayudar a que la comunidad tome la mejor decisión posible para el interés común.
El administrador de fincas que viene
Las comunidades están cambiando porque están cambiando las personas que viven en ellas. Y nuestra profesión tendrá que evolucionar al mismo ritmo.
Porque probablemente el administrador del futuro no será quien más corre detrás de las incidencias.
Será quien consiga anticiparse a ellas.
No será quien envíe más información. Será quien consiga que esa información se entienda.
No será quien tenga más tecnología. Será quien sepa utilizarla para ofrecer un mejor servicio a las personas.
Y no será quien evite todos los conflictos, porque eso es imposible cuando conviven intereses diferentes. Será quien consiga transformar esos conflictos en decisiones.
Nuestro trabajo será conseguir que, a pesar de esas diferencias, puedan seguir tomando decisiones juntos.
Quizá ahí esté el verdadero futuro de nuestra profesión.
Utilizar la tecnología para gestionar mejor los edificios, pero utilizar la experiencia para seguir gestionando lo más complejo de todos ellos: las personas que viven dentro.